Convidados Os Clubes não são apenas um meio amigável para os membros, devendo proporcionar também um meio amigável para os convidados. Os convidados têm interesse em ver por eles próprios em que consistem os Discursos da Agora e em participar nas reuniões de clubes. Todos os membros podem convidar alguém para um clube, por vezes até de forma espontânea. Os convidados podem comparecer sozinhos ou acompanhados por mais convidados. A maneira como os convidados são tratados no clube reflete-se no que vão pensar - falar e escrever - de toda a organização. Não há nada melhor passar a palavra de boca em boca. Como é lógico, não há nada pior do que uma referência negativa em relação a organização. A menos que por circunstâncias excepcionais (tais como a falta de espaço no local da reunião ou por questões de segurança), os Oradores Agora exigem que os convidados sejam permitidos nas reuniões públicas dos clubes. Os convidados são também potenciais membros. Na verdade, a experiência tem mostrado que trazer convidados às reuniões é uma maneira de fazer a filiação aos clubes crescer. Cuidados a ter com os convidados Para os convidados, especialmente se vão sozinhos a uma reunião de clube, o ambiente pode ser intimidante, com tantas caras novas, sem conhecer ninguém, e muitas vezes sem sequer saber exatamente do que se trata. Muitos dos convidados podem ser tímidos, e a própria comparência em eventos públicos pode ser muito stressante. Gorzow Speakers, Poland. Club President Wanda Łopuszańska speaking to guests. É da responsabilidade dos membros que vão às reuniões fazer com que os convidados se sintam bem-vindos. Não há nada pior para um convidado do que estar num local cheio de "pequenos grupos fechados" a falar entre si, ignorando o convidado. O melhor a fazer ao ver alguém novo é aproximar-se e cumprimentalo, introduzindo-o aos membros que conhece e ao Líder da reunião. É uma boa ideia que o Líder da reunião deixe escritos os nomes dos convidados. Alguns clubes costumam pedir aos convidados que se apresentem à restante audiência no início da reunião. Esta apresentação pode ser feita desde o local onde estão sentados, não é necessário ir para a frente da plateia. Numa situação ideal, o Líder da reunião já sabe quem são os convidados, pelo que no início da reunião pode dizer algo do género: "Antes de dar seguimento à reunião, gostaria de pedir aos convidados que se apresentem, que nos digam como nos encontraram e o que esperam da reunião. Em primeiro lugar, temos o John. John, poderia levantar-se e contar-nos algo sobre si? Como é que nos encontrou? " Contudo, em muitos casos, o Líder da reunião não estará ciente de quem é um convidado e quem não é. Neste caso, o melhor a fazer é pedir aos convidados que levantem a mão, e que se apresentem à vez. "Temos alguns convidados hoje? Por favor levantem a mão se estão no clube pela primeira vez. Obrigada! Antes de continuar, gostaria de pedir aos convidados que se apresentem e que nos digam como nos encontraram e o que esperam da reunião. (apontando para alguém) Vamos começar por aqui. Poderia por favor levantar-se e dizer-nos algo sobre si e como nos encontrou?" Algumas partes das Reuniões - como os discursos improvisados /questões frequentes - podem ser um assunto delicado para os convidados mais tímidos ou que tenham medo do palco. Os clubes devem decidir se querem que os convidados participem nestas sessões ou não. Caso optem por realizar estas atividades, não podem forçar pessoas que sejam tímidas ou que estejam visivelmente nervosas a participar. EmbaixadorAgora e o Presidente do Clube Oradores Agora em Kaunas (Lituânia). Pius Abeshi (esquerda) cumprimentando os convidados. No final da reunião é sempre boa ideia perguntar se os convidados querem partilhar alguma impressão. A opinião de um convidado é sempre válida. Uma vez que a reunião acaba, o Vice-presidente do Clube deve questionar se os convidados gostaram da reunião e se querem fazer parte do clube. Perdem-se muitas oportunidades de angariar novos membros por não fazer esta pergunta no final. Se os convidados ainda não estão prontos para se unirem ao Clube, é uma boa ideia ter um livro de visitas onde os convidados podem deixar escrito o seu nome e contacto para serem informados de futuras reuniões e novidades no Clube. É importante referir que a informação pessoal dos convidados não pode ser usada para qualquer outro projeto nem partilhada fora do Clube. Muitos países têm leis específicas de proteção de dados, e é da responsabilidade do Clube fazê-las cumprir. Ser educado e não colocar pressão nos convidados, de modo a deixá-los desconfortáveis são requesitos básicos para atender às reuniões. Pacote Convidados É recomendado que todos os clubes tenham um "Pacote Convidados", que consiste em panfletos com informação da Agora já impressos. Este "Pacote Convidados" pode incluir por exemplo: • Uma introdução dos objetivos e missão dos Oradores Internacionais Agora • o regimento interno do Clube • Uma explicação da estrutura das reuniões e das funções • Um example da Agenda • Os primeiros três projetos • Detalhes sobre a filiação ao clube Agora e o valor das taxas • Algumas dicas sobre falar em público • Pins, autocolantes, ou outro tipo de itens de merchandising • Um cartão com o contacto de membros oficiais do clube • Cartões de negócio com informação do clube e cronograma de reuniões Os "Pacotes Convidado" podem ser distribuídos no início de cada reunião aos convidados.